Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Daglige post- og arkivrutiner

Poståpning og sortering

All post til kommunen leveres kommunens sentrale postmottak

Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. Epost skal leveres til kommunens sentrale adresse for epost

Telefaks og e-post skal skrives ut på godkjent papir dersom de er saksdokumenter.

Post til Beiarn Sykehjem, helsestasjonen og legekontoret leveres adressatene uåpnet. Dersom det er post som skal journalføres i saksarkivet så får arkivet det tilbake. 
Personlig adressert post, dvs. når personnavn nevnes før navnet til den kommunale enheten, skal leveres uåpnet til rette vedkommende - dersom det ikke er gjort skriftlig avtale om annet. Mottaker av personlig adressert post som skal journalføres som saksdokument plikter straks å levere denne til sentralarkivet for registrering. Dette gjelder også for telefaks. Mottaker av epost som skal journalføres plikter å levere denne til kommunens arkivmottak

Arkivuverdig post er informasjonspost som ikke blir gjenstand for saksbehandling. 
Denne skal skilles ut fra arkivverdig post. Som informasjonspost regner vi trykksaker, offentlige puplikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organ og annet mangfoldiggjort materiale som ikke fører til saksbehandling. 
Uadressert reklame kastes. 
Adressert reklame videresendes rett avdeling.

Post fra Altinn hentes samme dag som  vi får melding om at posten er kommet. (Altinn gir melding til postmottaket pr e-post)

Stempling

Saksposten stemples med journalstempel med rubrikk for:

  • mottaksdato
  • arkiv- og emnekode
  • saks- og dokumentnummer
  • saksbehandler/avdeling
  • evnt. unntak fra offentlig innsyn

Journalføring

Arkivtjenesten er ansvarlig for journalføring/registrering av mottatt sakspost. Arkivtjenesten har ansvar for å opprette nye saker uavhengig om saken starter internt eller eksternt. Alle dokumenter skal registreres før de går til saksbehandling. Dette gjelder også hastesaker.

Brevpost og epost

Arkivtjenesten registerer nye journalposter med nødvendige journalopplysninger og knytter disse til riktig sak. Arkivtjenesten påfører også koder for gradering og skjerming for forhåndsklassering i journalen. Saksdokumentene klasseres etter Beiarn kommunes arkivnøkkel. Samtidig med journalføring skal dokumentene påføres stempelopplysninger.

Arkivtjenesten fordeler saksposten til saksbehandler/saksfordeler/leder.

Epost til private epostadresser

Når saksbehandler mottar e-post direkte til sin adresse har denne plikt til å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Dersom epost er arkivverdig skal epost videresendes sentralarkivet for journalføring. Dette gjøres best ved å skrive ut e-posten, evt å selv journalføre den i ESA, og levere en utskrift. Dersom saksbehandler selv journalfører e-posten, må saksnummeret påførest papirkopien.

 

Skanning

Når saksposten er registrert/journalført skal dokumentene umiddelbart skannes.

I forbindelse med skanning kontrolleres følgende

  • at alle mottatte dokument er skannet
  • at alle sider i hvert dokument er tatt med
  • at blanke sider er fjernet
  • at samtlige sider er snudd i leseretning
  • at skanningen er kvalitetsmessig god nok
  • at det skannede dokument tilsvarer opplysningene i ESA

Når alle journalposter er registrert, skannet og kontrollert skal journalposten få status J.

Arkivlegging

Dokumenter som er registrert og skannet og som skal arkiveres fysisk skal snarest legges i arkivet.

Postfordeling og kvalitetssikring

Avdelingsleder eller andre med tilsvarende rolle har ansvar for daglig kvalitetskontroll av mottatt post til sitt ansvarsområde. Vedkommende skal kontrollere at saksopplysninger og journalopplysninger er riktige. Kontrollere forhåndsklassering av offentlighet som er utført av sentralarkivet. Dette innebærer å kontrollere at riktig tilgangskode og hjemmel er påført, samt at nødvendig skjerming er utført.

Saksbehandler skal kontrollere at dokumentene/journalpostene er knyttet til riktig sak, rett forhåndsklassering av offentlighet og eventuell skjerming av saks- og journal-opplysninger.

Avdelingsleder/saksfordeler/leder og saksbehandler gir tilbakemelding til arkivet dersom det må gjøres endringer i journalen.

Laster...